Uitdagingen voor procesoptimalisatie na afschaffen afkoop klein pensioen

publicatie-procesoptimalisatie-voor-afkoop-klein-pensioen

Staatssecretaris Klijnsma heeft op 22 november 2016 op hoofdlijnen een wetsvoorstel bekend gemaakt om afkoop van kleine pensioenen te laten vervallen. Hiermee vervalt het recht dat pensioenuitvoerders hebben om kleine pensioenen af te kopen. De staatssecretaris heeft aangegeven dat zij het belangrijk vindt dat ook kleine pensioenen hun pensioenbestemming behouden. Marktpartijen konden tot 20 januari 2017 hun mening geven over het wetsvoorstel.

De hoofdlijnen van het wetsvoorstel kunnen als volgt worden weergegeven:

  • Het recht op afkoop klein pensioen vervalt - naar verwachting - per 1 januari 2018.
  • Uitvoerders krijgen het recht om nieuwe kleine pensioenen over te dragen naar een nieuwe uitvoerder zonder tussenkomst van de gewezen deelnemer.
  • Alle uitvoerders hebben de plicht om inkomende waardeoverdrachten te accepteren.
  • In de toekomst moet de oude pensioenuitvoerder in het pensioenregister kunnen zien of de deelnemer bij een nieuwe pensioenuitvoerder pensioen opbouwt.
  • Zeer kleine pensioenen komen te vervallen (de staatsecretaris noemt in haar brief aan de kamer een pensioen met een afkoopwaarde van maximaal €14).
  • Gewezen deelnemers kunnen geen bezwaar maken tegen automatische waardeoverdracht van kleine pensioenen.
  • Uitvoerders mogen op vrijwillige basis ook reeds bestaande kleine pensioenen overdragen.

Kleine pensioenen afstoten

De aanleiding voor pensioenuitvoerders om van kleine pensioenen in hun administratie af te willen is gelegen in de relatief hoge administratiekosten die kleine pensioenen met zich meebrengen. Ook voor kleine pensioenen moeten de reguliere werkzaamheden verricht worden in verband met UPO, het Pensioenregister etc. Dit geldt vaak voor meerdere decennia. Daarnaast dienen bij incidentele werkzaamheden zoals een migratietraject ook kleine pensioenen meegenomen te worden.

Binnen de huidige wetgeving bestaan de volgende mogelijkheden voor een klein pensioen om de administratie van de pensioenuitvoerder te verlaten:

  • Afkoop waarbij het recht hierop bij de uitvoerder ligt en waarbij de pensioenbestemming verloren gaat.
  • Afkoop waarmee de deelnemer moet instemmen en waarbij de pensioenbestemming verloren gaat.
  • Individuele waardeoverdracht waarbij het recht hierop bij de deelnemer ligt en de pensioenbestemming behouden blijft.

Aan het recht van afkoop klein pensioen van de pensioenuitvoerder zijn aan een aantal voorwaarden verbonden:

  • De pensioenuitvoerder heeft het recht op zijn vroegst twee jaar na beëindiging van de deelname van de gewezen deelnemer aan de pensioenregeling. De pensioenuitvoerder moet na afloop van deze periode binnen zes maanden de deelnemer informeren over het feit dat de pensioenuitvoerder gebruik maakt van haar recht tot afkoop.
  • Indien de ingangsdatum van het ouderdomspensioen voor het verstrijken van de hiervoor genoemde termijn van twee jaar ligt, dan heeft de pensioenuitvoerder het recht om per ingangsdatum ouderdomspensioen af te kopen. De pensioenuitvoerder moet dan binnen zes maanden na de ingangsdatum ouderdomspensioen de gewezen deelnemer hierover informeren en overgaan tot uitbetaling van de afkoopwaarde.

Afkopen met instemming deelnemer

Wanneer niet aan deze voorwaarden is voldaan kan de pensioenuitvoerder toch afkopen indien de deelnemer daar mee instemt en de afkoopwaarde in het betreffende jaar kleiner is dan de maximale afkoopwaarde klein pensioen. In de huidige wetgeving is de maximale duur van het afkoopproces gerekend vanaf het uit dienst treden van de deelnemer tot de daadwerkelijke afkoop:

  • Twee tot tweeëneenhalf jaar waarbij toestemming van de deelnemer niet is vereist.
  • Langer indien niet binnen de tweeëneenhalf jaar is afgekocht, waarbij nu toestemming van de deelnemer wel vereist is.

De maximale duur van het proces individuele waardeoverdracht is binnen de huidige wetgeving gerekend vanaf het uit dienst treden van de deelnemer tot de daadwerkelijke waardeoverdracht:

  • Tot 1 januari 2015 - 13 maanden en 10 werkdagen;
  • Langer sinds 1 januari 2015, vanwege het vervallen van de zesmaandse termijn na eindedienstverband (voor aanvraag individuele waardeoverdracht).

Wel dient hierbij opgemerkt te worden dat het proces individuele waardeoverdracht meer stappen bevat en dus complexer is dan het proces afkoop klein pensioen.
Zolang het proces individuele waardeoverdracht of afkoop niet afgerond is dient de pensioenuitvoerder aan zijn administratieve verplichtingen voor deze polissen te voldoen.

Individuele waardeoverdracht

Na het in werking treden van de wetswijziging kunnen kleine pensioenen de administratie van een pensioenuitvoerder alleen nog verlaten door individuele waardeoverdracht. Hierbij blijft de pensioenbestemming gewaarborgd. Het recht tot individuele waardeoverdracht voor kleine pensioenen ligt bij de oude pensioenuitvoerder.

Nu de mogelijkheid van afkoop voor kleine pensioenen vervalt is het afkoopproces niet meer van invloed op de duur waarbinnen pensioenuitvoerders voor deze polissen aan hun administratieve verplichtingen moeten voldoen. Het proces waardeoverdracht klein pensioen zet de pensioenuitvoerder zelf aan het stuur. Wanneer de administratieve verplichtingen voor kleine pensioenen te hoog zijn kan de pensioenuitvoerder voor waardeoverdracht kiezen. Hoe lang de overdragende pensioenuitvoerder vervolgens nog aan zijn administratieve verplichtingen moet voldoen is afhankelijk van de exacte invulling van het proces waardeoverdracht klein pensioen. De Staatssecretaris onderstreept in haar brief aan de kamer dat, wil het systeem van waardeoverdracht voor kleine pensioenen goed functioneren, het zo eenvoudig mogelijk en automatisch moet worden ingericht. Beperkende factoren dienen daarvoor zoveel mogelijk te worden weggenomen.

Meer weten over waardeoverdracht klein pensioen?
Onze consultants komen graag op de koffie!

Procesmatige consequenties

Procesmatig betekent dit voor pensioenuitvoerders dat voor kleine pensioenen de processen afkoop en reguliere individuele waardeoverdracht vervallen. Beide processen kenmerken zich door een lange doorlooptijd. Bij reguliere individuele waardeoverdracht ligt de initialisatie bij de deelnemer. Ook bij afkoop na 2,5 jaar speelt de deelnemer een rol, doordat zijn toestemming is vereist. Beide processen zijn tijdrovend, kennen (meerdere) communicatiemomenten met de deelnemer, veel handmatige acties en zijn daarom verre van straight through ingericht. Dit bemoeilijkt het voor pensioenuitvoerders, die om strategische redenen de kleine pensioenen in hun portefeuille af willen, dit ook daadwerkelijk te bewerkstelligen.

De situatie na de wetswijziging verplicht de pensioenuitvoerder om voor de inkomende waardeoverdracht van kleine pensioenen een nieuw proces op te zetten. Daarnaast wordt de overdragende pensioenuitvoerder de mogelijkheid geboden om middels een goed ingericht en efficiënt proces en uitgaande waardeoverdracht, grip te krijgen op de kleine pensioenen in haar portefeuille. Toestemming van de deelnemer is niet meer vereist waardoor de mogelijkheid tot straight through processing wordt bevorderd. Wel zit er nog voldoende uitdaging in het koppelen van het Pensioenregister aan het proces. Wanneer een deelnemer een nieuwe pensioenuitvoerder heeft zal dit via het Pensioenregister automatisch bij de oude pensioenuitvoerder bekend moeten worden. Vervolgens kan automatisch het proces voor uitgaande waardeoverdracht klein pensioen worden ingezet.

Klant berichten over status waardeoverdracht

Alhoewel de deelnemer binnen het nieuwe proces waardeoverdracht klein pensioen geen rol meer speelt in de besluitvorming ligt er voor de pensioenuitvoerder wel een kans in de communicatie naar de deelnemer toe. Het straight through inrichten van het proces geeft de pensioenuitvoerder de mogelijkheid (aan zowel de uitgaande als de inkomende kant) de klant te berichten over de status in het waardeoverdracht proces. Dit kan elektronisch op een vergelijkbare manier, als het geval is bij de statusupdates die een klant ontvangt wanneer deze een bestelling bij een webshop heeft gedaan. De deelnemer kan zodoende zien dat de uitvoerder in control is, hetgeen bijdraagt aan een positieve klantbeleving en vertrouwen in de uitvoerder en de pensioenmarkt an sich zal bevorderen.

De daadwerkelijke uitwerking van het wetsvoorstel waardeoverdracht klein pensioen laat nog op zich wachten. In ieder geval heeft de pensioenuitvoerder de plicht om inkomende waardeoverdrachten klein pensioen uit te voeren. Wanneer de wetswijziging per 1 januari 2018 ingaat doen uitvoerders er daarom goed aan om in 2017 een proces in te richten dat in 2018 gereed is om de waardeoverdracht klein pensioen zo effectief en efficiënt mogelijk uit te voeren.

Colosseus ademt procesverbetering

Colosseus heeft ruim 10 jaar ervaring met procesverbetering binnen de financiële dienstverlening. De consultants van Colosseus kunnen u helpen bij het opzetten van een gestroomlijnd en efficiënt ingericht proces waardeoverdracht klein pensioen. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van onze applicatie Sequence.

Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over het proces waardeoverdracht klein pensioen.

Opdrachtgevers

  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin
  • Centraal Beheer
  • ASR
  • Delta Loyd
  • Robeco
  • Rabobank
  • Achmea
  • Hibin