Slim automatiseren voor pensioenfondsen: durf te kiezen!

Je pensioenketen draait perfect, alle systemen werken samen als een geoliede machine, en je bent volledig voorbereid op de Wet toekomst pensioenen. Klinkt ideaal, toch? De realiteit is vaak complexer. Terwijl grote systeemleveranciers volledige oplossingen beloven, worstelen veel pensioenorganisaties met de vraag: welke processen automatiseer je intern, en waar schakel je een specialist in? Het antwoord ligt niet altijd voor de hand, zeker niet met de Wtp-deadline in zicht. In deze blog vertellen we hoe je de juiste keuzes maakt bij het automatiseren van operationele processen en waarom een goede timing het verschil maakt.

Waarom bestaande automatisering niet altijd volstaat
Laten we eerlijk zijn: de operationele processen in de pensioensector zijn al voor het overgrote deel geautomatiseerd. Dat kan ook niet anders. Er zit zoveel rekenwerk in, zoveel koppelingen tussen systemen, dat handmatige verwerking ondenkbaar is. De vraag is niet óf je automatiseert, maar hóe je dat doet.

Veel van de grote leveranciers bieden volledige suites aan. Een administratiesysteem, een excassosysteem, URM-module, UPO-component – alles geïntegreerd. Op papier klinkt dat ideaal. In de praktijk zien we organisaties toch zoeken naar alternatieven. Misschien omdat de snelheid van ontwikkeling tegenvalt, of omdat de betrouwbaarheid vragen oproept.

Hier ligt een kans voor specialistische oplossingen. Een smallere focus, specifiek voor de pensioenbranche, kan efficiënter en goedkoper zijn dan een totaaloplossing die ook andere sectoren moet bedienen.

Belangrijke kernprocessen die het verschil maken
Binnen het pensioenlandschap draaien diverse operationele processen die belangrijk zijn voor een effectieve uitvoering. Enkele voorbeelden hiervan zijn de UPO-productie (Uniform Pensioenoverzicht), URM-berekeningen (Uniforme Rekenmethodiek), excasso (uitkeringenverwerking) en de distributiefunctie. Hoewel de eerste drie processen meestal al een tijdje draaien, neemt met name de distributiefunctie onder de Wtp een prominentere rol in.

De distributiefunctie zorgt voor communicatie tussen je pensioenadministratie en beleggingsadministratie. Deelnemers krijgen straks individuele pensioenpotjes, en er moet continu gecommuniceerd worden: hoeveel zit er in dat potje, welke beleggingen worden aangekocht, wat doet het rendement en hoe ontwikkelt het potje zich?

Deze communicatie moet gebeuren volgens de SIVI-standaard, met specifieke formats, timestamps en foutafhandeling. Het is niet alleen een technische koppeling – er zit een hele proceslaag omheen.

Waarom modelgebaseerde software het verschil maakt
De reden dat wij processen snel en efficiënt kunnen automatiseren, ligt in onze aanpak. We gebruiken modelgebaseerde software van Axini– het Axini Modeling Platform. Dit maakt ontwikkeling sneller en efficiënter dan traditionele methoden. We vullen dat aan met door Colosseus ontwikkelde, branche specifieke modules.

Hetzelfde platform gebruiken we ook voor modelgebaseerd testen. Dat betekent dat we niet alleen processen kunnen automatiseren, maar ook kunnen aantonen dat ze correct werken. In een sector waar "tijdig, juist en volledig" niet alleen een wens is, maar een harde eis, is die combinatie van automatisering en verificatie waardevol.

De distributiefunctie als kritieke schakel onder de Wtp
Onder de Wtp wordt de distributiefunctie kritiek. Je pensioenpotjes moeten gekoppeld worden aan beleggingen, rendement moet worden toebedeeld, en alles moet transparant zijn voor deelnemers. Administratiesystemleveranciers zijn hier druk mee bezig, maar niet iedereen zal het op tijd voor elkaar krijgen.

De uitdaging is dat je deze functie al vóór de invaardatum werkend moet hebben. Zes weken daarvoor moet alles al live staan, omdat je van tevoren moet laten weten hoeveel pensioenkapitaal er in elke pot zit. Je converteert van pensioenrechten naar pensioenpotten, en dat vraagt voorbereiding.

Als je leverancier het niet redt, heb je een probleem. Niet alleen met je deelnemers, maar ook met toezichthouders. Je keten moet gewoon werken, want de Wtp-deadline verschuift niet en de Nederlandse Bank accepteert falende leveranciers niet als excuus.

Wanneer kies je voor een alternatieve aanpak
Soms biedt je systeemleverancier wel alle componenten aan, maar is er – te – weinig tijd voor implementatie of ondersteuning. Of je twijfelt over de kwaliteit van de oplossing. Dan is het verstandig om (tijdelijke) alternatieven te overwegen.

Het mooie van gespecialiseerde oplossingen is dat ze precies doen wat de pensioenbranche nodig heeft, zonder overbodige functionaliteit voor andere sectoren. Dat maakt ze vaak sneller te implementeren en betaalbaarder.

Natuurlijk moet je voorzichtig zijn met leveranciersrelaties. Als je huidige partner ook andere essentiële systemen levert, wil je die relatie niet beschadigen. Maar een pragmatische back-upoplossing voor kritieke processen kan je redden als het erop aankomt.

Timing is alles bij Wtp-voorbereidingen
De Wtp-transitie laat geen ruimte voor improvisatie. Als onderdelen van je keten niet werken op het moment dat het telt, loop je vast. Daarom is het verstandig om nu al na te denken over alternatieven.

Dat betekent niet dat je meteen moet switchen. Het betekent wel dat je opties openhoudt en realistische scenario's doordenkt. Wat als je leverancier het niet redt? Kun je dan ergens op terugvallen?

Die voorbereiding kan het verschil maken tussen een soepele transitie en maanden vertraging met alle gevolgen van dien.

Meer weten?
Herken je deze uitdagingen rond procesautomatisering en Wtp-voorbereidingen? Wil je eens doorpraten over back-upscenario's voor kritieke processen of de mogelijkheden van modelgebaseerde automatisering? Neem contact op voor een gesprek over hoe je je operationele processen toekomstbestendig inricht.